Ressource organisateur

Brief transport événementiel

La checklist complète pour rédiger un brief transport clair et obtenir un devis précis. À utiliser pour chaque événement — salon, convention, gala, tournage, roadshow, délégation.

Un brief transport bien rédigé fait gagner du temps à tout le monde : vous obtenez un devis juste dès le premier retour, et le prestataire peut dimensionner le dispositif sans allers-retours.

Cette checklist couvre les 7 volets d'un brief complet. Utilisez-la comme trame pour vos prochains événements — que vous soyez organisateur, agence, ou responsable logistique.

1. Informations générales

Nom de l'événement

Date(s) — montage, événement, démontage

Lieu(x) principal et secondaire(s)

Nom et contact de l'organisateur

Nom et contact du régisseur ou coordinateur sur site

2. Profils à transporter

Nombre de VIP / intervenants / speakers

Nombre d'invités / exposants / équipes techniques

Besoins spécifiques : langues, discrétion, protocole

Liste nominative si disponible (sinon, nombre estimé)

3. Programme transport

Horaires de prise en charge (matin, jour, soir)

Points de départ : aéroport(s), gare(s), hôtel(s)

Points d'arrivée : lieu de l'événement, restaurant, hôtel

Navettes aller-retour ou mise à disposition continue ?

Nombre de rotations estimé

Horaires tardifs ou amplitude étendue ?

4. Véhicules

Type de véhicules souhaités : berline, van, SUV, minibus

Nombre de véhicules simultanés

Exigences : marque blanche, décoration, signalétique

Véhicule spécifique pour un VIP ou speaker ?

5. Contraintes et logistique

Accès au site : parkings réservés, badges, zones de dépose

Coordination avec un régisseur ou un service protocole

NDA ou engagement de confidentialité requis ?

Accueil nominatif avec pancarte ?

Suivi de vol / suivi de train pour les arrivées

6. Budget et facturation

Enveloppe budgétaire indicative (si connue)

Facturation directe organisateur ou agence ?

Devis intégrable dans une proposition client ?

Modalités de paiement attendues

7. Points de contact et validation

Qui valide le devis ?

Qui est le contact le jour J (numéro mobile) ?

Quand faut-il que le devis soit prêt ?

Changements de dernière minute : qui prévenir et comment ?

Comment utiliser cette checklist

Avant l'événement : parcourez chaque section et notez les informations dont vous disposez. Plus le brief est complet, plus le devis sera précis et le dispositif adapté.

Les informations manquantes ne bloquent pas la demande de devis. Indiquez ce que vous savez, précisez ce qui reste à confirmer. Le prestataire peut travailler avec des estimations et ajuster ensuite.

Pour les événements récurrents : gardez une copie de votre dernier brief comme base. Mettez à jour les dates, les noms et les spécificités — le cadre général reste souvent identique.

Télécharger le modèle Excel

Tableur prêt à remplir — 6 onglets : vue d'ensemble, passagers, plan de transport, lieux, flotte, checklist.

.xlsx

Prêt à envoyer votre brief ?

Demandez un devis transport

Envoyez votre brief (même partiel) via notre formulaire. Réponse avec devis détaillé sous 2h ouvrées pour les dispositifs standards.

Envoyer un brief

Solutions par type d'événement

Agences événementielles·Salons & congrès·Tournages & productions·Roadshows